Case
Opus Cria Seu Próprio Modelo Para Equilibrar Agilidade Por Toda a Empresa
Para suportar seu crescimento e superar desafios, a empresa utilizou o BUILD® para repensar seus processos e metodologias de trabalho
Para suportar seu crescimento e superar desafios, a empresa utilizou o BUILD® para repensar seus processos e metodologias de trabalho
A Opus Software é uma empresa de desenvolvimento e manutenção de software em contínua expansão.
A companhia é reconhecida em sua área de atuação e já utilizava frameworks ágeis antes do início desse projeto.
O crescimento acelerado da empresa trouxe a necessidade de rever métodos de trabalho e processos tanto internamente como na interação com seus clientes.
Além disso, era importante avaliar o mercado e entender qual seria o melhor modelo de negócios para suportar a expansão e o atendimento da alta demanda que a companhia experimentava.
Para auxiliá-los nessa revisão da organização, a Opus Software buscou, em 2019, uma consultoria que tivesse alta qualificação e experiência, que fosse capaz de realizar um projeto customizado de acordo como suas demandas e disponibilidades e que tivesse um entendimento do cenário atual de negócios, sendo capaz de expandir a agilidade para além da área de tecnologia.
“O crescimento acelerado da empresa trouxe a necessidade de rever métodos de trabalho e processos”
A Emergee foi escolhida por sua reconhecida modernidade nos métodos de consultoria e aprendizagem e por não se prender a frameworks “pré-fabricados” para agilidade.
Através do uso da estratégia BUILD® (BUsiness agILity Design), a Opus, com a orientação e apoio da Emergee, construiu um modelo próprio de agilidade que permeou todas as áreas da empresa.
Com esse modelo único, emergente da realidade da própria empresa e das narrativas dos funcionários, a companhia aprendeu a identificar a combinação de métodos e práticas mais adequada a cada projeto e situação específica, levando em conta o contexto do cliente, as necessidades do projeto e objetivos dos negócios
“ATRAVÉS DO USO DA ESTRATÉGIA BUILD® [...], A OPUS, [...] CONSTRUIU UM MODELO PRÓPRIO DE AGILIDADE”
A Opus conseguiu estabelecer um modelo de trabalho único e ágil para além da área de tecnologia.
“Esse novo modelo permitiu que tivéssemos mais confiança nas tomadas de decisões, autonomia dos gestores e maior independência dos sócios, o que vem garantindo que a escalada do negócio seja feita de maneira sustentável.” diz Francisco Barguil, Diretor da Opus.
Além disso, a companhia formalizou seus processos de forma leve e ágil, possibilitando uma flexibilidade de adaptação de acordo com os contextos dos clientes
“ESSE NOVO MODELO [...] VEM GARANTINDO QUE A ESCALADA DO NEGÓCIO SEJA FEITA DE MANEIRA SUSTENTÁVEL”
Isso permitiu aumentar a velocidade de crescimento da empresa que, mesmo em um ano de pandemia, tende a aumentar em 20% o faturamento em relação ao ano anterior.
“Com esta forma de trabalho, a Opus dificilmente se tornará novamente vítima de modismos do mercado. A empresa desenvolveu consciência de quem é, celebrando suas virtudes e mantendo à vista suas limitações e propensões. O modelo construído tem a cara da Opus, e não o inverso.” finaliza Alexandre Magno, Fundador da Emergee.
Em menos de dois anos, a Opus Software saltou de 40 para 100 funcionários e de 1 andar físico em São Paulo para 3 andares e mais dois escritórios em outras cidades.
A companhia já utilizava frameworks ágeis, sua equipe já tinha alto grau de motivação e qualificação e a empresa era reconhecida como GPTW. A longevidade na relação com os funcionários era uma característica notável.
Contudo, os novos desafios da organização começaram a dar sinais de que era necessário rever as metodologias de trabalho, os processos de tomadas de decisões e a estrutura de hierarquia da empresa, para suportar um crescimento acelerado e sólido.
As principais decisões estratégicas e mesmo as táticas operacionais acabavam sempre dependendo dos sócios (um ou mais) para serem tomadas. A centralização da tomada de decisão, a falta de processos confiáveis e aceitos por todos e a falta de autonomia dos gestores era uma ameaça à perenidade da companhia.
Além disso, havia uma discussão interna importante sobre o modelo de negócios, cenário de mercado e alternativas de desenvolvimento para o crescimento da empresa, uma vez que a demanda pelos seus serviços era crescente por parte de clientes novos e existentes.
Em julho de 2019, a Opus Software procurou a Emergee para auxiliá-la nessa revisão da metodologia de trabalho. Inicialmente, o projeto teria foco apenas na área de tecnologia.
Desde o início, o comprometimento da Opus Software em se envolver no projeto foi decisivo. A empresa designou um gerente para integrar o time do projeto juntamente com a equipe da Emergee e garantir o envolvimento de toda a organização, inclusive da diretoria.
Seguindo a estratégia do BUILD®, foram feitas múltiplas sessões de identificação de contexto (BRIEF) e sensemaking (SENSE) com a participação ativa das pessoas da Opus Software. A coleta de rumores e posteriormente narrativas, em todos os níveis da organização, foi utilizada para identificar os padrões existentes na companhia e para alimentar a parte de DESIGN, na qual o modelo de agilidade da Opus Software emergiu através de várias experimentações. A partir daí, a criação de uma biblioteca de práticas permitiu que a nova maneira de trabalhar fosse flexível e adaptável aos diferentes contextos internos e externos.
“Parecia uma missão impossível consolidar tantas informações de tantas pessoas diferentes para criar um modelo, mas trabalhando em conjunto, nós encontramos vários padrões e escrevemos diversas versões até chegar em uma final”, relata Murilo Galzerano, gerente na Opus Software e responsável internamente pela agilidade nos negócios da empresa.
A princípio, o rumor dominante na companhia era de que a estrutura de departamentos, áreas e projetos era o grande problema a ser resolvido, o que se mostrou falso durante esse trabalho. Ao investigar os padrões que emergiram das narrativas coletadas, foi identificado que era mais importante construir um modelo flexível, capaz de se adaptar às diferentes realidades de clientes e projetos do que extinguir os departamentos e criar squads ou outra estrutura copiada de frameworks de agilidade existentes.
O novo modelo que emergiu permite à Opus trabalhar como uma organização mais tradicional e também como uma startup, alternando sua estrutura de acordo com o cenário em que está inserida.
O próximo passo foi rodar um piloto em um cliente complexo e desafiador. Ao adotar o novo modelo, levando em conta o contexto do cliente, foi possível rever os temas que não estavam funcionando, principalmente fluxo de trabalho, papéis e responsabilidades.
Durante a escalada do projeto, o trabalho com a Emergee, que iniciou na área de tecnologia, acabou se estendendo a todas as áreas e projetos da companhia, sendo criada uma instância do “Modelo Opus” para cada caso. Ao levar o foco do BUILD® para a área comercial, foi percebido que era o momento de revisitar o modelo de negócios da empresa. Nessa etapa, a participação da diretoria foi importante para deixar emergir novas maneiras de fazer negócio e suportar a escalada do mesmo. Um dos fatores decisivos nesse momento foi o respeito pela disponibilidade e demanda da empresa.
“A Emergee demonstrou o conhecimento, a flexibilidade e a capacidade de ordenar os trabalhos de concepção de nosso novo modelo de trabalho, o “Modelo Opus”, orientando quanto às diretrizes essenciais do Business Agility, permitindo um aperfeiçoamento da Cultura Organizacional sem desprezar os valores e princípios que são nossos diferenciais”, comenta Edison Kalaf, sócio da Opus Software.
Construir um modelo próprio por si só não garante o sucesso, o engajamento das pessoas e a adoção de novas formas de trabalho no cotidiano é fundamental. Para isso, foi necessário divulgar extensivamente a nova maneira de trabalhar, assim como treinar todos os integrantes da empresa. Testando variadas ferramentas de divulgação, foi possível concluir essa etapa em menos de 2 meses.
O resultado mais evidente foi a criação de um modelo único de trabalho, que alia agilidade aos princípios, valores e objetivos da Opus, permitindo a escalada do negócio independente dos sócios.
“Com a criação do “Modelo Opus” e descentralização de parte das decisões, estamos mais preparados para lidar com os grandes problemas e desafios, causados por um rápido crescimento, de forma estruturada, além de estarmos muito mais capacitados com práticas que não tínhamos muita fluência. Com certeza ainda temos muito o que melhorar com o Modelo, mas todos os lugares onde foi implantado tiveram resultados perceptíveis”, comenta Murilo Galzerano, gerente na Opus Software.
A Opus Software formalizou e documentou seus processos, sempre dentro da flexibilidade oferecida pelo novo modelo, que garante o respeito às especificidades de cada contexto. Dessa maneira, passaram a contar com um método de trabalho claro para cada atividade da empresa. Isso permitiu aumentar a velocidade de crescimento da companhia que, mesmo em um ano de pandemia, chegará a incrementar em 20% seu faturamento em relação ao ano anterior.
Além disso, as decisões puderam ser tomadas de maneira mais clara e com maior confiança, gerando uma descentralização da organização e garantindo autonomia para o corpo gerencial.
A dificuldade de contratação e formação de novos gestores, que antes era um gargalo para a escalada da companhia, deixou de existir e, desde o fim de 2019, o número de gestores mais que dobrou com um nível de capacitação notoriamente maior.
Atualmente, o BUILD® continua em execução, permeia o planejamento estratégico da organização e com certa periodicidade, o “Modelo Opus” é atualizado para se adequar às mudanças de contexto que a companhia vive.